скільки грошей ви витрачаєте кожен день Ксерокопіювання

Одним з найбільш важливих частин страховий продукт претензій управління та зберігання документів. Вона починається з основним потоком паперу процедур і зберігання документів, яка до недавнього часу була стара система шафи і багатьом до цих пір. З появою електронних технологій, багато хто з нас безпаперової. Давайте подивимося на фінансові розбіжності, і деякі з кроків, щоб отримати там.

Скільки грошей ви витрачаєте кожен день ксерокопіювання, реєстрації, поширення та поновлення паперових документів? Більшість компаній не мають ні найменшого уявлення, тому що папери були частиною офісних процедур так довго – він регулярно забувають, як вартість. Going безпаперовій з системи електронного документообігу СЕД або, як доведено, зменшити витрати на обробку документів та зобов’язань, іноді економлячи до 90% від витрат на оплату праці. Але з поточним тиском жорсткі економічні часи, багато компаній роблять зміни в СЕД в найближчі роки. Як оцінює економію зрозумів з електронною системою управління документами, першим кроком набирає чітку картину того, що ваша компанія витрачає сьогодні на папір для роботи з документами, а альтернативні рішення поточних процедур.

Майже у всіх є сканер сьогодні, сканування програмне забезпечення є відносно недорогим. Використання OCR інструментів також є дорогою процедурою і включений в багато програмні продукти сканування. Використання стандартних продуктів Microsoft Windows, вбудований в нормальних операційних систем дозволяють індексації відсканованих / OCR ‘D документи з простого пошуку за допомогою вбудованої у функції пошуку, яка дозволяє навіть управляти пошуку місця та умов роботи. У той час як це дуже рудиментарні процесу, інструменти там сьогодні, щоб допомогти вам розпочати роботу. Як системні вимоги стають все більш витонченими, це легко модернізувати. Будь-яка ніша бізнесу програмних продуктів, які можуть бути використані в обробці претензій, політика адміністрації, обліку витрат або часу і білінгу, повинні мати можливість включити ці функції.

Майже в кожному офісі використовуються різні паперових форм і друкованих довідкових матеріалів в якості невід’ємної частини свого бізнесу. Паперові форми використовуються для запуску щоденних процедур офісу. Друковані документи виступають в якості «офіційної версії» бетону для використання в майбутньому. Ці методики були розроблені протягом часу, і вони працюють добре, але ситуація починає змінюватися.

Є кілька тенденцій, які збираються разом, що може переконати багатьох офісах, що цей час для початку роботи звичку. Більшість документів починається у вигляді електронних файлів. Більше, ніж будь-коли, офіси з паперових систем виявляються роздруківки електронних листів та факсів, просто так, що вони можуть подати їх. Багато співробітників знайомі з комп’ютерами. Щороку, більший відсоток співробітників зручні покладатися на комп’ютери та електронні файли для виконання основних функцій у своїй повсякденній роботі. Економічні умови водіння заходи економії. Багато компаній розуміють, що вони можуть заощадити реальні гроші, йдучи безпаперовий. При тому, що додаткова мотивація, Електронні Програмне забезпечення для управління документообігом (ЕСУД) знаходиться на список майбутніх ініціатив щодо економії коштів.

Іноді це не відразу зрозуміло, як паперовий процес коштує грошей. Більшість компаній вже використовують папір з першого дня-він і не знайшли час, щоб об’єктивно оцінити, якщо він як і раніше кращий спосіб запустити свій бізнес. Нижче наведені кращі 7 витрати, пов’язані з використанням і підтримка папір процесу.

1. Пошуку документів витрати на робочу силу
2. Документ ефективності подачі і точності
3. Папери, тонера і сторінки витрат копію
4. Фізична близькість витрат
5. Аварійне відновлення витрат
6. Збереження витрат періоду обслуговування
7. екологічних витрат

Процес аудиту є ретельне, об’єктивне розгляд повсякденних завдань, які мають відношення до вашої папері процесу. Аудит являє собою потужний інструмент для різання сприйняття і виявлення фактів внизу. Аудит завжди повинні бути дружелюбними, зосередивши увагу на процесі, а не працівника. Процес аудиту може проводитися хтось у вашій організації або куплений у компанії, яка спеціалізується на аудиту на місці служби. При проведенні аудиту, ви визначити середній час, необхідний для виконання кожного завдання і помножити це на середню заробітну плату для людини в цій ролі. Таким чином, ви в змозі розробити надійні цифри долара, які представляють вашу повсякденну обробки документів завдань.

Після завершення аудиту розкриє високу вартість і високого ризику процесів обробки документів, які були упущені в минулому. Озброївшись цією інформацією, компанія може легко побачити, де СЕД буде зберігати їх якість і, в свою чергу, розрахувати віддачу від інвестицій.

Багато компаній можуть добитися значної економії з електронною системою управління документами. Для розрахунку рентабельності інвестицій з СЕД, необхідно чітке розуміння того, що ви проводите сьогодні обробці паперових документів. Процес аудиту є найбільш ефективним способом, щоб отримати точну, об’єктивну картину поточного документа-витрати на обробку. Озброївшись цією інформацією, ви можете прийняти обгрунтоване рішення про те, як електронний документообіг може задовольнити ваші потреби.